Rutinar

Det kommunale arkivansvaret

Kommunen har som offentleg organ plikt til å ha arkiv, jf. Arkivlova § 6. Arkiva skal vere ordna og innretta slik at dei er tilgjengelege som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Forskrift om offentlege arkiv (Arkivforskrifta) inneheld detaljerte føresegner om arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen. Administrasjonssjefen har det overordna administrative ansvaret for kommunen sine arkiv (jf. Arkivforskrifta §1-1). Arkivleiar har det overordna ansvaret for organisering av arkivtenesta og utarbeider verksemdplan. Arkivansvarleg har ansvaret for det daglege arbeidet ved arkivet. Både arkivleiar og arkivansvarleg skal hjelpe områda i organisasjonen med det daglege arkivarbeidet som vert gjort der.

 Arkiva i Ulstein

Det er viktig å vere merksam på at ikkje alle fagsystem er godkjende som arkivsystem. I Ulstein har vi kun eitt elektronisk system som er godkjent som arkivsystem; ePhorte. I 2006 tok vi i bruk fullelektronisk emnearkiv, og frå 2015 fullelektronisk personalarkiv. Frå 01.01.2016 vert også elevarkiv og arkiv som gjeld barn i barnehagane gjort fullelektroniske. Teknisk etat sine arkiv skal også gjerast fullelektroniske, arbeidet med dette har starta (pr. desember 2015).

For arkivdelar som førebels ikkje er gjort fullelektronisk, må vi sikre at alle arkivverdige dokument vert oppbevart i papirform.

Meir detaljerte retningslinjer for elektronisk elevarkiv og saker som gjeld barn i barnehage ligg på Ulstein kommune sitt Kvalitets- og styringssystem (eige ikon på saksbehandlarane sine pc-ar).

DAGLEGE RUTINAR Innleiing

Det overordna målet er å få ei kontrollert handsaming av posten slik at ein heile tida har oversikt over Ulstein kommune sin fullstendige dokumentproduksjon. Denne oversikta skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utanfor arkivet. Desse retningslinjene er i tråd med forskriftene til Arkivlova kapittel III. Det er dei daglege rutinane for post- og arkivhandsaminga som legg det første, viktige grunnlaget for at organisasjonen skal stette krava om dokumentasjon og informasjon i lovverket og for ålmenta.

Laster...